Perda e perecimento na NF-e: o que muda com a reforma

Mercadoria que estraga, é roubada ou se perde no caminho sempre gerou prejuízo. Com a Reforma Tributária, ela também gera um registro fiscal: a NF-e passou a ter eventos próprios para perdas no transporte, e a NT 2025.002 prevê um tipo de nota de débito para perdas em estoque. Veja a diferença entre as duas situações, quem registra cada uma, o que o evento informa, os erros mais comuns e como a distribuidora e a indústria podem organizar essa rotina.

Todo gestor de produto perecível já viu a cena: a carga sai, o caminhão quebra, a refrigeração falha ou a mercadoria é roubada na estrada. O prejuízo é contado na hora, mas o ajuste fiscal costuma ser improvisado. A nota fiscal já foi emitida, o imposto já foi destacado, e a quantidade que não chegou ao cliente continua constando como vendida.

Antes da reforma, esse problema era resolvido com procedimentos próprios de cada empresa e de cada estado. Com o IBS e a CBS, o crédito e o débito do imposto dependem de documentos eletrônicos, e a perda passa a ter um caminho estruturado. Este conteúdo apresenta o mecanismo de forma geral, e o tratamento de cada caso deve ser validado com o contador.

Perda no transporte e perda em estoque são coisas diferentes

A primeira distinção é onde a perda aconteceu. A NT 2025.002 trata os dois cenários de formas distintas:

• Perda no transporte: a mercadoria já saiu com nota fiscal e se perdeu, estragou, foi roubada ou furtada antes de chegar ao destino. Existe um evento da NF-e para isso.
• Perda em estoque: a mercadoria estava no depósito e perdeu-se ali, por validade vencida, avaria, furto ou roubo. A NT prevê o tipo de nota de débito "perda em estoque", que aparece no campo tpNFDebito.

Misturar os dois é o erro mais fácil de cometer. Um evento de transporte não resolve uma perda de armazém, e uma nota de débito de estoque não resolve uma carga que não chegou.

Os eventos de perda no transporte

A nota técnica descreve dois eventos, conforme quem contratou o transporte:

• Transporte contratado pelo fornecedor (frete CIF): o evento é de autoria do emitente da nota. É o fornecedor que informa a perda.
• Transporte contratado pelo adquirente (frete FOB): o evento é de autoria do destinatário. É o comprador que informa a perda.

Em ambos, o evento informa a quantidade perdida por item e os valores proporcionais de IBS e CBS correspondentes. Quando o autor é o fornecedor, o evento também informa o crédito de IBS e CBS a ser estornado. Segundo material de mercado sobre a nota técnica, o evento do fornecedor tem o código 112130 e o do adquirente, o código 211124, e a obrigatoriedade em produção vale desde 3 de agosto de 2026. Como as datas das notas técnicas mudam, vale conferir a versão vigente no Portal Nacional da NF-e.

Isso explica por que a definição do frete é fiscalmente relevante. O post sobre por que a devolução vira prejuízo mostra outro lado do mesmo problema: a mercadoria que volta ou se perde é custo, e a documentação precisa acompanhar o que aconteceu.

E a perda dentro do depósito?

Para o que se perde no estoque, a NT 2025.002 prevê a nota de débito do tipo "perda em estoque (perecimento, perda, furto, roubo)". Como o nome indica, é um documento emitido pela própria empresa que tem a mercadoria. As regras detalhadas de crédito, o código de classificação a usar e a forma de apuração devem ser confirmados com o contador e com a versão vigente da nota técnica, porque este ponto ainda tem interpretações em circulação.

O que se pode afirmar com segurança é que a perda em estoque precisa de evidência: laudo, registro de temperatura, boletim de ocorrência, fotos, inventário ou movimento de baixa com motivo. Sem isso, a baixa vira uma discussão com o fisco.

O que a empresa precisa ter organizado

1. Frete definido por operação. Quem contratou o transporte determina quem registra o evento.
2. Chave de acesso e item corretos. O evento se vincula a uma nota, e a quantidade informada não pode superar a da nota.
3. Prova da perda. Ocorrência policial, laudo da seguradora ou da transportadora, registro de avaria.
4. Prazo interno para comunicar. A perda precisa chegar ao fiscal rapidamente, e não só no fechamento do mês.
5. Responsável pela decisão. Quem aprova a baixa, quem emite o evento e quem acompanha o ressarcimento.
6. Integração com o seguro. Perda indenizada tem tratamento fiscal próprio, que deve ser avaliado com o contador.
7. Conferência periódica. Compare os eventos registrados com os boletins de ocorrência e as baixas de estoque.

Perecível, validade e o risco de baixar tarde

Na distribuição de alimentos, de bebidas e de produtos de limpeza com prazo de validade, a perda não é exceção, é rotina. O que muda com a reforma é o custo de lidar com ela de forma desorganizada. Uma baixa feita no último dia do mês, sem motivo e sem documento, mistura perda real com erro de inventário e dificulta qualquer explicação.

O caminho prático é separar o que é perda do que é divergência. Perda tem causa e evidência. Divergência tem que ser investigada. Quem lança tudo como "ajuste" perde a capacidade de saber quanto o negócio realmente perde com validade, avaria e transporte, e perde também a de recuperar parte desse valor junto a transportadoras e seguradoras.

Como o comprador e o vendedor devem conversar sobre a perda

Perda em trânsito quase sempre envolve duas empresas, e o evento fiscal só funciona bem quando as duas falam a mesma língua. Se o frete é do fornecedor, quem registra é o emitente da nota; se o frete é contratado por quem compra, o registro parte do destinatário. Na prática, o problema aparece quando o motorista liga avisando do ocorrido e ninguém sabe de quem é a responsabilidade de lançar.

Vale combinar, antes de a primeira carga se perder, um roteiro simples: quem avisa quem, em quanto tempo, com que fotos e documentos, e quem registra o evento no sistema. Esse combinado costuma caber em uma página e evita discussões longas depois, quando a mercadoria já foi descartada e ninguém lembra do que foi dito por telefone.

Perda, transportadora e seguro: o que guardar para ressarcir

O evento fiscal registra a perda, mas não paga a conta. Para recuperar o valor, a empresa precisa da evidência operacional: conhecimento de transporte, boletim de ocorrência quando houver roubo ou furto, laudo da avaria, fotos da carga, temperatura registrada em carga refrigerada e a comunicação formal enviada à transportadora e à seguradora dentro do prazo do contrato.

Um exemplo hipotético: uma distribuidora recebe uma carga de laticínios em que parte dos paletes chegou fora da temperatura. Se ela registra o evento, anexa as fotos e notifica a transportadora no mesmo dia, tem argumentos para pedir ressarcimento. Se descobre o problema três semanas depois, durante o fechamento, restam apenas a perda e uma discussão sem prova. O tratamento fiscal de uma perda indenizada deve ser validado com o contador.

Checklist rápido para uma operação com carga perecível

1. Conferir o recebimento ainda com o motorista presente, anotando ressalvas no canhoto.
2. Fotografar a carga, a etiqueta e o registro de temperatura antes de mover os volumes.
3. Identificar quem contratou o frete e, portanto, quem é o autor do evento.
4. Registrar o evento com a quantidade realmente perdida, nunca superior à da nota.
5. Separar fisicamente a mercadoria perdida e dar baixa de estoque com motivo.
6. Arquivar o XML do evento junto com a evidência e avisar transportadora e seguradora.

Erros comuns

• Tratar perda em trânsito como perda em estoque. São caminhos fiscais diferentes.
• Esquecer quem contratou o frete. O autor do evento muda conforme o frete.
• Informar quantidade maior do que a da nota. O evento deve respeitar a quantidade original.
• Registrar o evento sem evidência guardada. A documentação sustenta o ato.
• Deixar a perda para o fechamento do mês. O prazo e a rastreabilidade se perdem.
• Não cancelar um evento lançado errado. O evento autorizado pode ser cancelado, e quem o registrou deve fazer isso.
• Considerar o assunto apenas fiscal. Perda também é logística, compra e seguro.

Como o Yzidro ERP ajuda a registrar perdas no transporte

Perguntas frequentes sobre perda e perecimento na NF-e

Este conteúdo tem caráter informativo e usa números hipotéticos. As regras dos eventos de NF-e da Reforma Tributária estão na Nota Técnica 2025.002 e mudam com frequência: confirme a versão vigente no Portal Nacional da NF-e e valide o tratamento fiscal de perdas, incluindo o estorno de crédito, com o seu contador antes de aplicá-lo.