Corte de pedido: como decidir quem recebe o que falta
Quando o estoque não cobre todos os pedidos do dia, alguém decide quem recebe menos. Na maioria das distribuidoras, essa decisão acontece na separação, sem critério escrito e sem avisar o vendedor, e o cliente só descobre o corte quando o caminhão chega. Veja quanto um corte custa, as formas de distribuir o estoque que falta, um exemplo com números e como medir o nível de atendimento para cortar menos.
Quer ver no Yzidro os pedidos que vão sofrer corte antes da montagem da carga? Fale com a gente.
Na distribuidora e no atacado, faltar um item num pedido de 40 linhas é rotina. Na indústria que vende para revenda, o mesmo acontece quando a produção atrasa ou um lote é reprovado. O problema não é cortar, porque às vezes não há outra saída. O problema é cortar sem regra, sem saber quanto custa e sem que o cliente tenha a chance de se planejar.
O que é corte de pedido
Corte de pedido é a redução da quantidade de um item, ou a retirada dele, num pedido já aprovado, porque o estoque disponível não atende todos os pedidos que pediram aquele produto. Ele acontece entre a aprovação do pedido e a separação, e o cliente recebe e paga só o que foi entregue.
É diferente do backorder, em que a parte que falta continua pendente para uma entrega futura. No corte, a quantidade sai do pedido. O cliente pode fazer um novo pedido depois, ou comprar do concorrente.
Quanto custa um corte
O custo visível é a venda que não aconteceu. Os outros custos são maiores e quase nunca aparecem num relatório:
- O frete fica mais caro por unidade. O caminhão faz a mesma viagem levando menos mercadoria.
- O cliente compra o item que faltou de outro fornecedor. E, com o concorrente já atendendo, a próxima compra pode ir junto.
- O vendedor perde credibilidade. Ele prometeu a quantidade e foi desmentido pela entrega.
- A operação refaz trabalho. Separação refeita, nota reemitida, ligação para explicar e, às vezes, devolução do resto do pedido.
As formas de distribuir o estoque que falta
Quando há 300 caixas para 400 pedidas, existem basicamente quatro caminhos. Cada um atende melhor a um objetivo, e a empresa precisa escolher o seu antes do problema aparecer.
- Distribuir por igual. Cada pedido recebe a mesma quantidade, até o limite do que pediu. Favorece os clientes pequenos.
- Distribuir proporcionalmente. Cada pedido recebe a mesma porcentagem do que pediu. Parece o mais justo, mas deixa todos os pedidos incompletos.
- Distribuir por prioridade. Clientes com contrato, maior margem ou risco de parar a produção recebem primeiro. Exige um critério escrito, para não virar favor do vendedor.
- Trocar por um produto similar. Quando o cliente aceita, a troca evita o corte. Só vale se o item for realmente equivalente e o cliente souber antes.
Quer saber quais produtos e quais clientes concentram os seus cortes?
Como medir o nível de atendimento
O indicador mais usado é o fill rate: a porcentagem da quantidade pedida que foi de fato entregue. Se os clientes pediram 10 mil unidades no mês e receberam 9.400, o fill rate foi de 94%.
Ele pode esconder o problema, porque uma média alta convive com clientes importantes mal atendidos. Por isso, vale acompanhar também a porcentagem de pedidos entregues completos e abrir os números por produto, por cliente e por vendedor. Quando o atraso também pesa, o OTIF junta as duas coisas: pedido no prazo e completo.
Regras para cortar menos, e melhor
- Reserve o estoque quando o pedido é digitado. Assim, o vendedor vê o disponível real e não vende o que já foi vendido.
- Marque no pedido o que não pode ser cortado. Item de contrato, de obra ou de linha de produção precisa de uma marcação e de uma permissão para ser alterado.
- Escreva o critério de prioridade. Contrato, margem, histórico de pagamento ou data do pedido. O que importa é que seja o mesmo para todos os vendedores.
- Faça o corte antes da montagem da carga. Cortar na separação, com o caminhão no pátio, não deixa tempo para trocar o produto nem avisar o cliente.
- Avise o vendedor no mesmo dia. Ele é quem pode ligar para o cliente e oferecer uma troca ou uma entrega futura.
- Leve a lista de cortes para a compra. Um item que é cortado toda semana está com o estoque mínimo errado ou com um fornecedor que atrasa.
Quando a empresa opta por segurar a venda para entregar depois, em vez de cortar, o custo e o controle dos pedidos pendentes estão no post sobre backorder.
Erros comuns no corte de pedido
- Deixar o separador decidir. Quem está no corredor corta o pedido que estiver na mão, não o que deveria.
- Cortar sempre os mesmos clientes. O cliente pequeno que nunca recebe completo é o primeiro a mudar de fornecedor.
- Trocar o produto sem avisar. Um similar que o cliente não aceitou vira devolução e reclamação.
- Faturar o pedido original e corrigir depois. A nota sai com o que não foi entregue, e o acerto exige devolução ou estorno.
- Não registrar o corte. Sem histórico, ninguém sabe quanto se deixou de vender nem qual item precisa de mais estoque.
Como o Yzidro ERP ajuda no corte de pedido
- Vender o que já foi vendido → o Yzidro reserva o estoque da digitação até a expedição e mostra, no pedido, o estoque, o reservado e o disponível para venda.
- Descobrir a falta na separação → a tela de corte de pedido fica entre o pedido aprovado e a montagem de carga e mostra, por produto, a quantidade vendida contra o estoque, com a falta em vermelho.
- Corte sem critério → o corte pode distribuir o estoque igualmente, proporcionalmente ao pedido ou com a quantidade definida pedido a pedido.
- Item que falta e tem similar → o Yzidro troca o produto por um similar mantendo preço e quantidade, valida se é do mesmo subgrupo e alerta quando não é.
- Corte no item que não podia → cada item do pedido pode ser marcado como "permite corte" e "permite troca", e alterar um item marcado como não exige permissão especial.
- Vendedor que não fica sabendo → o relatório pós-corte mostra, por vendedor, a quantidade antes e depois em cada pedido e pode ser enviado por e-mail a cada um.
- Nota diferente do que foi entregue → o recálculo do pedido ajusta o faturamento às quantidades realmente expedidas, para o cliente pagar o que recebeu.
Perguntas frequentes sobre corte de pedido
Qual fill rate é considerado bom?
Não existe um número único, porque depende do setor, do mix e do quanto o cliente tolera falta. O mais útil é conhecer o próprio número, por cliente e por produto, e definir uma meta para os clientes e itens que mais pesam no faturamento. Melhorar onde dói vale mais do que subir a média geral.
É melhor cortar o pedido ou entregar a falta depois?
Depende do cliente e do item. Entregar depois preserva a venda, mas gera uma segunda entrega com frete próprio e exige controle do saldo pendente. Cortar é mais simples, mas o cliente pode buscar o item com outro fornecedor. Para pedidos grandes, uma programação de entregas parciais combinada com o cliente costuma evitar os dois problemas.
Como avisar o cliente sobre o corte?
O ideal é avisar antes da carga sair, pelo vendedor, dizendo o que vai faltar, por quê e quando o item volta. Oferecer uma troca por similar ou uma data para a reposição transforma uma reclamação em negociação. Avisar na entrega, pelo motorista, é o pior momento possível.
O corte frequente de um item sempre é culpa da compra?
Nem sempre. Pode ser um fornecedor que atrasa, uma previsão que não considerou uma promoção ou um vendedor que aceita pedidos acima do disponível. A lista de cortes por produto mostra o padrão, e o motivo de cada um mostra onde agir.
Este conteúdo tem caráter informativo e usa números hipotéticos. Quando o corte acontece depois do faturamento, o acerto fiscal deve ser feito com orientação do seu contador.
Quem decide os cortes da sua empresa: uma regra ou o separador?
Fale com o time da Domtec e veja como o Yzidro ERP faz o corte antes da carga, com critério e aviso ao vendedor.