WMS integrado ao ERP: quanto custa um pedido errado?

Na distribuidora e no atacado, o erro de expedição quase nunca aparece como um problema grande. Ele aparece como uma reclamação aqui, uma devolução ali, um reenvio que ninguém anotou. Somados, esses casos viram um custo fixo que não está em nenhuma linha do DRE, mas sai todo mês do caixa.

O WMS (sigla em inglês para sistema de gerenciamento de armazém) é a ferramenta que ataca esse custo dentro do depósito. Mas ele só funciona bem quando está ligado ao ERP, que é onde o pedido nasce, o estoque é controlado e a nota é emitida. Antes de decidir se a sua operação precisa de um, vale fazer uma conta.

Quanto custa um pedido separado errado?

Cada erro de separação, seja item trocado, quantidade errada ou lote errado, dispara uma sequência de custos que ninguém soma:

• frete de retorno da mercadoria errada;
• frete de reenvio da mercadoria certa;
• tempo da equipe para separar de novo, conferir, emitir nota de devolução e atender o cliente;
• desconto ou bonificação para acalmar o cliente;
• e o risco de o cliente passar a comprar de outro fornecedor, que é o mais caro e o mais difícil de medir.

Faça a mesma conta com os números da sua operação. Se você não sabe quantos pedidos saem errados por mês, esse já é o primeiro sinal de que falta controle na expedição.

De onde vêm os erros de expedição

1. Produto sem lugar fixo. Quando o separador precisa lembrar onde cada item fica, o erro depende da memória de quem está no turno.
2. Itens parecidos lado a lado. Mesma marca, embalagens quase iguais, tamanhos ou sabores diferentes. Sem leitura de código, a troca é questão de tempo.
3. Conferência visual. Conferir "de olho" um pedido com 40 itens é cansativo e falha justamente nos dias de maior volume.
4. Pedido que chega ao depósito por papel ou mensagem. Qualquer alteração feita depois no pedido não chega a quem está separando.
5. Lote e validade fora do sistema. O item certo, mas do lote errado, também é um erro, e em alimentos ou químicos pode ser o mais grave.

Repare que só as três primeiras causas são "de armazém". As duas últimas são de integração: nascem porque o pedido e o estoque não chegam ao depósito do jeito certo. Por isso um WMS sozinho, desconectado do ERP, resolve só parte do problema. O mesmo vale para as técnicas de separação de pedidos com picking e packing: elas funcionam melhor quando o pedido já chega certo ao depósito.

O que o ERP faz e o que o WMS acrescenta

O ERP cuida do pedido e da empresa inteira: vendas, crédito, estoque, fiscal e financeiro. O WMS cuida do armazém por dentro: onde cada item está, qual o melhor caminho para separar e como conferir. A integração é o que faz os dois trabalharem com a mesma informação.

Quando a sua operação precisa de um WMS

Nem toda empresa precisa de um WMS. Muitas indústrias e distribuidoras de pequeno e médio porte resolvem bem a expedição com o ERP, desde que o pedido siga integrado até o faturamento. Os sinais de que chegou a hora são:

• o armazém tem centenas de posições e o separador precisa "procurar" o produto;
• vários separadores trabalham ao mesmo tempo e ninguém sabe quem separou cada pedido;
• a taxa de erro de separação é conhecida e não cai, mesmo com treinamento;
• há muitos itens parecidos, que só se diferenciam pelo código;
• o volume de pedidos por dia cresceu e a conferência virou o gargalo da expedição.

O que precisa estar pronto antes do WMS

Automatizar um processo bagunçado só faz o erro acontecer mais rápido. Antes de qualquer projeto de WMS, organize a base:

1. Cadastro limpo: cada produto com código de barras, unidade de medida e embalagem corretos. Sem isso, a leitura na conferência não tem com o que comparar.
2. Endereçamento definido: rua, prédio, nível e posição para cada item, com os de maior giro perto da expedição.
3. Pedido integrado: o pedido liberado no ERP precisa chegar ao depósito sem redigitação, e qualquer alteração precisa chegar também.
4. Lote e validade no sistema: para produtos com controle de lote, a regra de saída, como o FEFO, precisa estar definida antes de ser automatizada.
5. Indicador de partida: meça hoje a taxa de erro, o tempo por pedido e as divergências de inventário. Sem o "antes", não há como provar o ganho depois.

Indicadores para acompanhar a expedição

• Acuracidade de separação: pedidos sem nenhum erro divididos pelo total de pedidos expedidos.
• Tempo médio por pedido: da liberação até o pedido conferido e pronto para carregar.
• Divergência de inventário: diferença entre o saldo do sistema e a contagem física.
• Custo do erro: a conta do exemplo acima, feita todo mês com os números reais.

Como o Yzidro ERP ajuda na expedição

Perguntas frequentes sobre WMS integrado ao ERP