Planilha de controle de estoque: como montar e quando parar

Toda empresa que vende produto físico já controlou o estoque numa planilha, e muitas ainda controlam. Ela funciona bem quando é montada do jeito certo e quando a operação ainda cabe nela. Veja como estruturar uma planilha de controle de estoque em três abas, as fórmulas que fazem o saldo se calcular sozinho, as regras que evitam o saldo errado e os sinais de que a operação já passou do ponto que a planilha aguenta.

Sua planilha de estoque já não bate com a prateleira? Fale com a gente e veja como o Yzidro registra cada movimentação com usuário, data e saldo.

Na indústria pequena, na distribuidora que está começando e no atacado com poucos itens, a planilha costuma ser o primeiro controle de estoque de verdade. O problema quase nunca é a ferramenta. É o jeito como ela foi montada: uma coluna de saldo que alguém digita à mão, sem histórico de quem mexeu, e que deixa de bater com o depósito já no primeiro mês.

O erro mais comum: digitar o saldo

A maioria das planilhas de estoque começa com uma tabela só: produto, quantidade, e alguém atualiza o número quando chega ou sai mercadoria. Parece simples, mas tem um defeito de origem. Quando o saldo é digitado, não existe histórico. Se o número está errado, ninguém consegue dizer se faltou lançar uma entrada, se uma saída foi lançada duas vezes ou se alguém simplesmente corrigiu o número para bater com a contagem.

A regra que resolve isso é uma só: o saldo nunca é digitado, ele é calculado. Cada entrada e cada saída vira uma linha, e o saldo é a soma das entradas menos a soma das saídas. Assim, qualquer diferença pode ser rastreada até a linha que a causou.

Como montar a planilha em três abas

Aba 1: Cadastro

Uma linha por produto, com código, descrição, unidade de medida, estoque mínimo e custo. O código é o que liga as três abas, então ele precisa ser único e nunca reaproveitado. Se a empresa vende o mesmo produto em caixa e em unidade, defina uma unidade de controle e converta tudo para ela antes de lançar.

O estoque mínimo é a quantidade que cobre o consumo durante o lead time do fornecedor, mais uma margem de segurança. Sem ele, a planilha mostra o saldo, mas não avisa quando é hora de comprar.

Aba 2: Movimentações

Uma linha para cada entrada ou saída, com data, código do produto, tipo (Entrada ou Saída), quantidade, documento de origem (número da nota fiscal ou do pedido) e responsável pelo lançamento. Nada nesta aba é apagado ou editado depois de lançado. Se houve erro, lança-se uma linha de ajuste com o motivo.

Use validação de dados na coluna Tipo, aceitando só "Entrada", "Saída" e "Ajuste", e na coluna Código, aceitando só códigos que existem no cadastro. Isso evita a maioria dos erros de digitação que depois viram diferença de saldo.

Aba 3: Saldo

Uma linha por produto, com fórmulas. No Excel ou no Google Planilhas em português, com o código na coluna A e as movimentações na aba Mov (data em A, código em B, tipo em C, quantidade em D), o saldo fica assim:

Os ajustes podem entrar com quantidade positiva ou negativa e uma terceira parcela na fórmula. O importante é que o saldo continue sendo resultado de uma conta, e não um número que alguém escreveu.

Cinco regras para a planilha não mentir

1. Lance no momento em que acontece. Lançar no fim do dia ou no fim da semana é o que mais gera diferença, porque nesse intervalo alguém vende o que já saiu.
2. Toda linha tem documento. Entrada sem nota e saída sem pedido não têm como ser conferidas depois.
3. Uma pessoa responsável por aba. Quanto mais gente edita, maior a chance de lançamento duplicado ou sobrescrito.
4. Conte por amostragem toda semana. Escolha alguns itens, conte no depósito e compare com a aba Saldo. Diferença encontrada vira ajuste com motivo, nunca correção do número.
5. Guarde cópias com data. Uma versão salva por semana permite voltar atrás quando uma fórmula é apagada sem querer.

Sinais de que a planilha não dá mais conta

A planilha bem montada aguenta mais do que parece. Mas ela tem limites que não se resolvem com fórmula. Quando dois ou três destes sinais aparecem juntos, o custo de manter a planilha passa a ser maior que o de trocar:

• Várias pessoas lançando ao mesmo tempo. Compras, expedição e vendas precisam mexer no estoque, e a planilha começa a ter linhas duplicadas ou apagadas.
• Mais de um local de estoque. Filial, depósito externo ou estoque em trânsito exigem uma coluna de local em cada linha e uma aba de transferências, e a fórmula do saldo fica difícil de manter.
• Lote e validade. Quem trabalha com perecíveis, alimentos ou produtos com prazo precisa saber o saldo por lote para vender primeiro o que vence primeiro (FEFO). Isso multiplica as linhas e torna a conferência manual muito lenta.
• Pedido vendido que ainda não saiu. A planilha mostra o que está na prateleira, mas não o que já foi vendido e aguarda separação. O vendedor vende o mesmo produto duas vezes.
• Saldo diferente a cada contagem. Se toda contagem gera uma lista grande de ajustes, os lançamentos não estão acompanhando a operação.
• Ninguém sabe quem alterou o quê. A planilha guarda o valor, mas não o histórico de quem mudou e quando, a não ser que alguém consulte o histórico de versões linha a linha.
• Retrabalho com nota fiscal e financeiro. A mesma entrada é digitada na planilha, no fiscal e no contas a pagar. Cada redigitação é uma chance de erro.

Quando a diferença entre o saldo e a prateleira já virou rotina, o passo seguinte é uma auditoria para achar onde o estoque está se perdendo. O post sobre auditoria de estoque na indústria e na distribuidora mostra como fazer.

Como migrar da planilha para um sistema sem perder o controle

1. Limpe o cadastro antes. Códigos duplicados, produtos inativos e unidades misturadas na planilha vão junto para o sistema se não forem corrigidos antes.
2. Faça uma contagem completa na virada. O saldo inicial do sistema deve vir da contagem física, não da aba Saldo, que pode carregar erros acumulados.
3. Defina uma data de corte. A partir dela, toda movimentação entra só no sistema. Rodar os dois em paralelo por muito tempo cria duas verdades.
4. Mantenha a planilha como consulta. O histórico antigo continua útil para comparar giro e consumo, mas não recebe mais lançamentos.

Como o Yzidro ERP resolve o que a planilha não alcança

Perguntas frequentes sobre planilha de controle de estoque