Kardex: como ler a movimentação de estoque e achar erros
Quando o inventário não bate, a maioria das empresas faz um ajuste e segue em frente. A resposta para a diferença quase sempre está registrada, linha a linha, na movimentação do produto. O Kardex mostra cada entrada e saída em ordem, com data, operação, usuário e saldo. Veja o que é o Kardex, como ler cada coluna, um exemplo de investigação com números e uma rotina simples para achar erros antes que eles virem ajuste.
Quer ver no Yzidro quem movimentou cada produto, quando e por qual operação? Fale com a gente.
Na distribuidora e no atacado, um produto de giro alto pode ter dezenas de movimentos por semana entre compra, venda, devolução, transferência e acerto. Na indústria, a matéria-prima ainda tem requisição, consumo e retorno de produção. Com esse volume, uma diferença de estoque só se explica olhando a sequência dos movimentos.
O que é o Kardex
Kardex é o nome que se dá, no Brasil, à ficha de movimentação de estoque de cada produto. O termo vem das antigas fichas de papel em que o almoxarife anotava cada entrada e saída. Hoje, é um relatório do ERP que mostra, em ordem cronológica, tudo o que alterou o saldo de um item em um período.
Ele responde a três perguntas que nenhum outro relatório de estoque responde sozinho: como o saldo chegou ao número de hoje, quem fez cada movimento e por qual operação, e como o custo do produto mudou ao longo do caminho.
Como ler cada coluna
| Coluna | O que mostra | Para que serve |
|---|---|---|
| Data e hora | Quando o movimento foi lançado | Achar lançamentos fora de ordem ou retroativos |
| Operação | Compra, venda, devolução, transferência, acerto, inventário, perda | Saber a origem de cada entrada e saída |
| Documento | Número da nota, do pedido ou da manutenção | Ir direto ao lançamento e conferir |
| Usuário | Quem fez o lançamento | Entender o erro e treinar quem errou |
| Entrada e saída | Quantidade e custo de cada movimento | Ver o que entrou e saiu, e a que custo |
| Saldo | Quantidade e valor depois de cada movimento | Ver em que ponto o saldo se perdeu |
Quer descobrir o que está por trás das diferenças do seu último inventário?
Os erros que o Kardex revela
- Lançamento duplicado. Duas entradas ou duas devoluções iguais, no mesmo dia, pelo mesmo usuário.
- Venda baixada sem expedição. A saída aparece, mas a mercadoria continua no depósito, ou o contrário.
- Transferência pela metade. Saída na origem sem a entrada correspondente na filial de destino.
- Unidade de medida trocada. Uma entrada em caixas lançada como unidades multiplica ou divide o saldo.
- Estoque que zerou ou ficou negativo. Sinal de que uma entrada foi lançada depois da venda, ou nunca foi lançada.
- Acertos frequentes. Um item que recebe acerto toda semana tem um problema de processo, não de contagem.
Sintético ou analítico: qual usar
O Kardex costuma ter duas visões. A sintética mostra, por produto, o saldo inicial, o total de entradas, o total de saídas e o saldo final do período. Ela serve para olhar muitos produtos de uma vez e achar os que merecem atenção, como os que não tiveram nenhum movimento. A analítica abre cada movimento de um produto, linha a linha. É nela que se investiga a diferença. O caminho mais rápido é usar a sintética para escolher os itens e a analítica para entender cada um.
Uma rotina simples de conferência
- Escolha os itens que mais pesam. Os produtos da classe A da curva ABC e os de maior valor unitário.
- Abra o Kardex antes de lançar qualquer acerto. Nenhuma diferença de inventário deveria ser ajustada sem uma olhada na movimentação do período.
- Procure padrões, não só o erro do dia. O mesmo usuário, a mesma operação ou o mesmo fornecedor aparecendo nas diferenças.
- Exija motivo em todo acerto. Sem motivo, o próximo Kardex não vai explicar nada.
- Use um usuário por pessoa. Login compartilhado tira do Kardex a informação mais útil para corrigir o processo.
Como organizar a contagem e tratar as diferenças que o sistema mostra e a prateleira não confirma está no post sobre auditoria de estoque.
O Kardex e as obrigações fiscais
A movimentação de estoque não é só uma ferramenta de gestão. Indústrias e atacadistas obrigados ao Bloco K do SPED Fiscal informam ao fisco os saldos e, conforme o caso, a produção e o consumo do período. Se a movimentação do sistema tem lançamentos duplicados ou fora de ordem, os números entregues ao fisco carregam os mesmos erros.
Como o Yzidro ERP ajuda a controlar a movimentação de estoque
- Diferença de estoque sem explicação → o Kardex analítico do Yzidro mostra, por produto, o saldo inicial, cada movimento com data, hora, operação, código e usuário, o saldo depois de cada um e o saldo final.
- Saldo que zerou ou ficou negativo → o relatório destaca em amarelo quando o estoque zerou e em vermelho quando ficou negativo.
- Custo que mudou sem ninguém saber → o Kardex também mostra o custo médio recalculado a cada movimento.
- Caixa e unidade misturadas → a movimentação pode ser vista em 1ª e 2ª unidade, como fardos e latas, e com o fator de conversão.
- Acerto sem motivo → a manutenção de estoque registra motivo e centro de custo, e o relatório de manutenção lista cada acerto com custo unitário e total.
- Não saber quem alterou um cadastro → a auditoria de acesso registra inclusões, alterações e exclusões com usuário, data, hora, tela e campos alterados.
Perguntas frequentes sobre Kardex e movimentação de estoque
Qual a diferença entre Kardex e posição de estoque?
A posição de estoque mostra o saldo de cada produto em uma data. O Kardex mostra como esse saldo foi formado, movimento a movimento. A posição diz quanto há; o Kardex diz por quê.
Com que frequência devo conferir o Kardex?
Sempre que houver uma diferença de inventário, antes de qualquer acerto. Para os itens mais importantes, uma conferência semanal ou quinzenal pega erros enquanto ainda é fácil lembrar o que aconteceu.
Posso corrigir um lançamento antigo direto no Kardex?
O Kardex é um relatório e não deve ser editado. A correção é feita no lançamento de origem, com estorno ou com um novo movimento identificado. Se o período já foi fechado, a correção entra na data atual, para não alterar os números já entregues.
O Kardex serve para o estoque de cada filial?
Sim, e deve ser lido por local de estoque. Uma transferência mostra a saída na origem e a entrada no destino. Quando o saldo geral bate e o de uma filial não, é ali que o erro está.
Este conteúdo tem caráter informativo e usa números hipotéticos. As obrigações do Bloco K e o tratamento fiscal de ajustes de estoque devem ser confirmados com o seu contador.
Sua última diferença de inventário teve explicação ou só ajuste?
Fale com o time da Domtec e veja como o Kardex do Yzidro ERP mostra cada movimento, usuário e custo.