Estoque mínimo e ponto de pedido: como calcular

Estoque mínimo e ponto de pedido parecem a mesma coisa, mas respondem a perguntas diferentes: um diz quanto você precisa guardar para não parar de vender, o outro diz quando é hora de comprar. Quando os dois são definidos de cabeça, o resultado é conhecido: falta o item que mais sai e sobra o que quase não sai. Veja o que cada conceito significa, as fórmulas, um exemplo com números e como revisar os parâmetros antes do fim de ano.

Na distribuidora e no atacado, o estoque é o produto que o cliente espera encontrar no dia em que faz o pedido. Na indústria, ele é o insumo que não pode faltar na linha e o produto acabado que sustenta a entrega prometida. Nos dois casos, comprar tarde demais gera ruptura, e comprar cedo demais ou em quantidade demais prende dinheiro em prateleira.

Os parâmetros de reposição são a forma de transformar esse equilíbrio em regra: cada item passa a ter um número abaixo do qual não deve ficar, um número que dispara a compra e um teto que não deve ser ultrapassado. O difícil é que esses números envelhecem. O consumo muda, o fornecedor muda o prazo e, perto do fim de ano, a demanda de muitos itens sobe de uma semana para outra.

Estoque mínimo, ponto de pedido e estoque máximo: qual a diferença

Os três parâmetros formam uma escada, e confundi-los é a origem de boa parte dos erros de reposição.

• Estoque mínimo, ou estoque de segurança. É a reserva para absorver imprevistos: uma semana de vendas acima da média ou um fornecedor que atrasa a entrega. Em condições normais, o estoque não deveria chegar nele.
• Ponto de pedido, ou ponto de reposição. É o nível de estoque em que a compra precisa ser feita. Ele cobre o consumo durante o lead time, o prazo entre pedir e receber, e ainda preserva o estoque mínimo.
• Estoque máximo. É o teto: o nível depois que o pedido chega. Passar dele significa comprar além do que a operação consome, e o excesso vira capital parado.

Os quatro números de que você precisa antes de calcular

Qualquer fórmula de reposição usa a mesma matéria-prima. Antes de calcular, levante estes dados, por item:

1. Consumo médio diário. Quantidade vendida (ou consumida, na indústria) em um período recente, dividida pelos dias em que a operação funcionou. Use de 60 a 90 dias, descontando promoções pontuais e meses atípicos.
2. Consumo de pico. O maior consumo diário que se repete, e não o recorde isolado. Serve para dimensionar a reserva.
3. Lead time do fornecedor. Dias entre emitir o pedido e ter a mercadoria disponível para venda, contando conferência e entrada. O prazo que o fornecedor promete costuma ser menor que o prazo que ele cumpre.
4. Tamanho do lote de compra. A quantidade que você realmente compra por pedido, considerando múltiplos de embalagem, pedido mínimo do fornecedor e frete.

Esses dados já existem na empresa, no histórico de vendas e no histórico de compras. O trabalho é juntá-los item a item, e é aí que a planilha costuma travar quando o cadastro passa de algumas centenas de produtos.

Como calcular, passo a passo

A primeira fórmula é a versão simples do estoque de segurança, suficiente para a maior parte dos itens. Existe uma versão estatística, que usa o desvio-padrão da demanda e um nível de serviço desejado, e ela vale a pena para os itens de maior valor e de demanda mais irregular. Para começar, a versão simples já elimina o "feeling".

Sem esses parâmetros, as duas falhas são fáceis de enxergar no mesmo item. Se o comprador só percebe a falta quando o estoque chega a 100 unidades, ele fica sem produto por vários dias. Com margem hipotética de R$ 6 por unidade, cinco dias de ruptura a 45 unidades por dia são 225 unidades e R$ 1.350 de margem perdida, fora o cliente que passa a comprar de outro fornecedor. No outro extremo, comprar 2.000 unidades "para aproveitar o preço" cria 44 dias de cobertura e R$ 36.000 parados. A uma taxa hipotética de 1,8% ao mês, são R$ 648 por mês só de custo do dinheiro.

A cobertura em dias é o indicador mais simples para acompanhar isso: estoque atual dividido pelo consumo médio diário. Um item com cobertura menor que o lead time está em risco; um item com cobertura muito acima do necessário está consumindo caixa. Para entender o efeito desse capital parado no conjunto, vale ler também sobre estoque parado e obsoleto.

E quando o fornecedor atrasa?

O ponto fraco da fórmula simples é tratar o lead time como fixo. Se o fornecedor promete 8 dias e entrega entre 6 e 12, a reserva calculada para 8 dias não protege quando o atraso chega a 12. No exemplo acima, são 4 dias a mais de consumo: 45 × 4 = 180 unidades que faltariam.

Há duas formas de tratar isso. A primeira é aumentar o estoque de segurança para cobrir o pior prazo recente: no exemplo, de 200 para 380 unidades. A segunda é cobrar do fornecedor a regularidade e registrar o prazo real de cada entrega, para que o lead time usado no cálculo seja o que ele cumpre, e não o que prometeu. Para itens com um único fornecedor, a reserva maior costuma ser a opção mais segura. Para itens com mais de um fornecedor, vale conversar sobre prazo antes de imobilizar mais estoque.

Se o fornecedor entrega em lotes, ou mantém pedido mínimo alto, o lote de compra passa a mandar no estoque máximo. Nesse caso, o ponto de pedido continua o mesmo, mas o teto sobe, e o custo de carregar esse estoque precisa entrar na conta da negociação.

O mesmo parâmetro não serve para todo item

Calcular estoque de segurança com o mesmo rigor para todos os itens consome tempo e gera estoque demais. O caminho mais prático é priorizar com a Curva ABC:

• Itens A, poucos produtos que concentram a maior parte do faturamento: parâmetros calculados com a fórmula completa, revisados todo mês, com atenção ao lead time real do fornecedor.
• Itens B: parâmetros calculados com a fórmula simples e revisados a cada dois ou três meses.
• Itens C, muitos produtos de baixo giro: regra simples, como cobertura fixa em dias, e revisão por exceção. Para os itens de demanda muito irregular, vale conferir também o coeficiente de variação antes de confiar na média.

O fill rate, percentual do pedido do cliente atendido de imediato, é a métrica que mostra se os parâmetros estão funcionando. Se os itens A estão com fill rate baixo, o estoque de segurança deles está curto.

Quando revisar os parâmetros

Estoque mínimo e ponto de pedido não são cadastro de uma vez. Revise sempre que um destes gatilhos acontecer:

• Antes das datas de maior demanda. No fim do ano, o consumo de muitos itens muda em poucas semanas, e um parâmetro calculado em julho pode estar baixo demais em novembro. Outubro é um bom momento para recalcular os itens A.
• Quando o fornecedor muda de prazo, de preço ou de lote. Qualquer alteração no lead time muda o ponto de pedido.
• Depois de uma ruptura. Se o item faltou, o parâmetro estava errado ou a regra não foi seguida. Descubra qual dos dois.
• Quando o item entra ou sai de linha, ou muda de classe na Curva ABC.
• Depois do inventário. Se a contagem física mostra que o saldo do sistema não é confiável, nenhum parâmetro funciona direito.

Erros comuns na definição do estoque mínimo

• Usar a mesma cobertura para todos os itens. Um mês de estoque para tudo sobrecarrega o caixa nos itens de baixo giro e deixa os itens A descobertos.
• Calcular com a média e esquecer o pico. A média esconde as semanas fortes, que são justamente as que geram ruptura.
• Confiar no prazo prometido pelo fornecedor. O lead time que vale é o que se repete nas últimas entregas.
• Cadastrar o parâmetro e nunca mais olhar. Um número desatualizado dá a falsa sensação de controle.
• Ignorar o saldo do sistema. Se o estoque do sistema está errado, o ponto de pedido dispara na hora errada.
• Esquecer o que já foi pedido. Se a compra já foi feita e ainda não chegou, o gatilho não deve disparar de novo.

Como o Yzidro ERP ajuda a controlar a reposição

Perguntas frequentes sobre estoque mínimo e ponto de pedido