Auditoria de estoque: o sistema tem, a prateleira não
O sistema mostra 120 caixas, a prateleira tem 97 e ninguém sabe dizer para onde foram as outras 23. Contar de novo e lançar o ajuste resolve o número, mas não resolve o problema: no mês seguinte a diferença volta. Veja o que é auditoria de estoque, por que o físico e o sistema se separam, como montar uma rotina de contagem que não para a operação e como medir se o estoque está ficando confiável.
Quer ver como o Yzidro mostra quem movimentou cada item, quando e por qual operação? Fale com a gente.
Na indústria, um saldo errado de matéria-prima para a linha no meio do turno. Na distribuidora e no atacado, o vendedor promete uma mercadoria que não existe, ou o comprador repõe o que já tinha. Nos dois casos, o prejuízo começa no mesmo lugar: a empresa decide com base em um estoque que existe só no sistema.
O que é auditoria de estoque
Auditoria de estoque é a conferência do estoque físico contra o registrado no sistema, somada à investigação de cada diferença e à correção da causa. É isso que a separa do inventário comum. O inventário conta e ajusta o saldo. A auditoria conta, descobre por que o saldo estava errado e muda o processo que gerou o erro.
Sem a segunda parte, o ajuste vira rotina. Se a empresa ajusta o estoque toda semana, o problema não está na contagem, está em alguma etapa que movimenta mercadoria sem registrar direito.
Por que o estoque do sistema e o físico não batem
Quase toda diferença nasce em uma destas situações:
- Entrada lançada errada: a nota diz 10 caixas com 12 unidades e alguém dá entrada em 10 unidades, ou o produto do fornecedor é vinculado ao item errado.
- Separação trocada: sai um produto parecido no lugar do vendido. O sistema baixa um item e a prateleira perde outro.
- Perda sem baixa: avaria, quebra ou vencimento descartados sem registro. Sem o FEFO, o vencido costuma aparecer justamente na contagem.
- Transferência sem registro: a mercadoria vai da matriz para a filial, ou do depósito para a produção, e o sistema não fica sabendo.
- Devolução mal processada: o produto volta do cliente e fica num canto, fora do estoque, ou volta ao estoque sem ter condição de venda.
- Consumo de produção sem apontamento: a fábrica usa mais matéria-prima do que a ordem previa e ninguém registra a diferença.
- Ajuste sem motivo: alguém "acerta" o saldo para o pedido sair e a causa some junto com a diferença.
Os três tipos de auditoria
| Tipo | Como funciona | Quando usar |
|---|---|---|
| Completa (periódica) | Conta todos os itens de uma vez, normalmente com a operação parada | Fechamento do ano, troca de sistema, mudança de depósito |
| Rotativa (cíclica) | Conta um grupo de itens por vez, toda semana, sem parar a operação | Rotina do ano todo, principalmente com muitos itens |
| Pontual | Conta um item ou uma área específica quando surge uma suspeita | Pedido que não saiu por falta, saldo negativo, reclamação |
Na rotativa, a Curva ABC ajuda a definir a frequência. Um ponto de partida comum é contar os itens A todo mês, os B a cada trimestre e os C a cada semestre, e ajustar conforme o histórico de diferenças de cada grupo.
Quer saber de onde vêm as diferenças do seu estoque, e não só quanto elas somam?
Como fazer uma auditoria de estoque, passo a passo
- Defina o corte. Escolha a data e a hora da contagem e combine o que acontece com entradas e saídas nesse intervalo. Movimento lançado depois com data anterior estraga a comparação.
- Faça a contagem cega. A lista de contagem sai com produto e endereço, mas sem o saldo do sistema. Quem conta sabendo o número esperado tende a "achar" esse número.
- Reconte as diferenças. Toda diferença acima da tolerância combinada é contada de novo por outra pessoa antes de virar ajuste.
- Investigue no histórico do item. Para cada diferença confirmada, veja as últimas movimentações: entradas, vendas, transferências, devoluções e ajustes, com data, operação e usuário. Quase sempre a causa aparece ali.
- Ajuste com motivo e corrija a causa. O ajuste leva o motivo registrado, como perda, avaria, erro de entrada ou erro de separação. A causa vira uma ação: revisar cadastro, mudar endereço, treinar a equipe ou mudar o procedimento.
Indicadores para acompanhar
- Acuracidade por item: itens contados sem diferença divididos pelo total de itens contados. É o número que mostra se o estoque é confiável.
- Diferença em valor: a soma das diferenças a custo. Uma acuracidade alta pode esconder poucos erros em itens caros.
- Ajustes por motivo: quantos ajustes saíram de perda, erro de entrada, erro de separação e assim por diante. Mostra onde agir primeiro.
- Itens sem movimento: produtos que não giraram no período. Costumam concentrar vencidos, avariados e diferenças antigas.
Como o Yzidro ERP ajuda na auditoria de estoque
- Diferença que ninguém sabe explicar → o relatório de movimentação do Yzidro mostra, por produto, cada entrada e saída com data, hora, operação e usuário, e o saldo depois de cada movimento, destacando quando o estoque zerou ou ficou negativo.
- Ajuste lançado sem motivo → toda manutenção de estoque, como acerto, perda ou transferência, é registrada com motivo e centro de custo, e o relatório de manutenção lista cada ajuste com o motivo e o custo. As perdas aparecem no DRE.
- Contagem que para a operação → o inventário pode ser feito por grupo, localização ou local de estoque, pelo navegador, celular, coletor ou importando uma planilha.
- Movimento lançado com data passada depois da contagem → o fechamento de estoque trava qualquer movimentação com data anterior à data fechada.
- Entrada errada na origem → na entrada por XML, o vínculo entre o produto do fornecedor e o seu produto fica salvo para as próximas compras, e o Yzidro compara a entrada com o pedido de compra item a item.
- Produto parado escondendo problema → o relatório de movimentação filtra os produtos sem movimento no período.
Perguntas frequentes sobre auditoria de estoque
Qual a diferença entre inventário e auditoria de estoque?
O inventário é a contagem: compara o físico com o sistema e ajusta o saldo. A auditoria inclui a contagem, mas vai além: investiga a origem de cada diferença e corrige o processo que a causou, para que ela não volte na próxima contagem.
Como calcular a acuracidade do estoque?
Divida o número de itens contados sem diferença pelo total de itens contados e multiplique por 100. Se a empresa contou 200 itens e 184 bateram com o sistema, a acuracidade foi de 92%. Vale acompanhar também a diferença em valor, porque poucos erros em itens caros pesam mais que muitos erros em itens baratos.
Posso ajustar o saldo assim que encontro a diferença?
O ideal é recontar antes. Muitas diferenças somem na recontagem, porque o erro estava na primeira contagem, numa mercadoria em outro endereço ou num movimento ainda não lançado. Ajuste só o que for confirmado e sempre com o motivo registrado.
Com que frequência auditar o estoque?
Depende do número de itens e do valor parado. Uma forma prática é combinar a contagem rotativa semanal, com frequência maior para os itens A da Curva ABC, com uma contagem completa no fechamento do ano. Ajustes diários ou semanais em muitos itens são sinal de que alguma etapa está movimentando mercadoria sem registro.
O seu estoque bate com a prateleira?
Fale com o time da Domtec e veja como o Yzidro ERP registra cada movimentação com operação, motivo e usuário.Este conteúdo tem caráter informativo. As regras do inventário fiscal e do Bloco H variam conforme o estado e o regime da empresa. Antes de definir datas, prazos e procedimentos de inventário, confirme com o seu contador.