Devolução na NF-e: nova regra por item em novembro

A NF-e de devolução está mudando: com a Reforma Tributária, a nota passa a precisar apontar, para cada item devolvido, a chave de acesso da nota original e o número do item. Quem ainda referencia só a nota inteira corre o risco de ter a devolução rejeitada pela SEFAZ com o código 321. Veja o que muda, como fica a rotina da distribuidora e da indústria, a divergência de datas que circula no mercado e como se preparar.

Devolução de mercadoria é rotina em qualquer operação B2B: produto avariado, pedido entregue errado, item fora do prazo de validade, cliente que recusa na entrega. Até aqui, bastava informar a chave da nota de venda e emitir a NF-e de devolução. Com a nova regra da nota técnica da NF-e, esse caminho deixa de ser suficiente, e a devolução que não cumprir o novo formato não é autorizada.

O problema aparece no pior momento. A mercadoria já voltou, o cliente quer o crédito e o estoque precisa dar entrada, mas a nota está parada na rejeição. Antes de falar de prejuízo, vale entender a regra, porque o tamanho do problema depende de como a sua empresa registra e vincula as devoluções hoje. Para o lado operacional e financeiro das devoluções, o post sobre o prejuízo silencioso das devoluções complementa este conteúdo.

O que muda na NF-e de devolução

A NF-e de devolução é aquela emitida com a finalidade devolução de mercadoria. Pela regra da Nota Técnica 2025.002, que trata do IBS e da CBS na nota, cada item devolvido precisa referenciar o documento fiscal que originou a venda. Na prática, a nota informa, linha por linha:

a chave de acesso da NF-e original, com 44 dígitos;
o número do item dentro daquela nota, ou seja, a posição da linha na nota de venda.

Essas informações vão em um grupo próprio do XML, chamado DFeReferenciado, dentro de cada item. A referência antiga, feita uma única vez no cabeçalho da nota (tag refNFe), deixa de ser aceita nas notas de devolução. Se o item chega sem referência, a SEFAZ devolve a rejeição 321, que informa que a NF-e de devolução não possui documento fiscal referenciado por item.

O motivo da mudança é fiscal. Com a CBS e o IBS, o fisco precisa ligar cada devolução ao item exato da operação que ela desfaz, para apurar corretamente os débitos e créditos dos dois lados da operação. Referenciar a nota inteira não permite essa conferência quando a venda tinha vários produtos e só parte deles voltou.

Antes, a devolução apontava para a nota inteira. Agora, cada item devolvido aponta para o item correspondente da nota original.

Qual é a data? Atenção à divergência

Confirme a data no Portal Nacional da NF-eA exigência em produção já foi adiada mais de uma vez. A versão 1.52 da nota técnica, publicada em 1º de outubro de 2026, passou a regra de 5 de outubro para 3 de novembro de 2026. Um aviso posterior do ENCAT, de 5 de outubro, indica homologação em 26 de outubro e produção em 16 de novembro. Os materiais de mercado trazem as duas datas.

A orientação segura é tratar 3 de novembro como a data de preparação e conferir, no Portal Nacional da NF-e, o que está valendo no momento da emissão. Quem se prepara pela data mais cedo e descobre que o prazo é 16 de novembro perde pouco. Quem se prepara pela data mais tarde e descobre que a regra já está ativa começa a ver notas rejeitadas.

Há uma segunda validação na mesma versão da nota técnica, a rejeição 1194. Quando a devolução referencia uma nota de saída da própria cadeia, o destinatário da devolução precisa ser o mesmo CNPJ ou CPF que emitiu a nota original. Na prática, isso exige cuidado quando o cliente tem mais de um cadastro, quando a venda foi faturada para uma filial e a mercadoria volta por outra, ou quando a nota original foi emitida para um CPF diferente do que está no cadastro hoje.

Exemplo prático com números hipotéticos

Devolução parcial de uma venda de três itensA distribuidora emitiu a NF-e 1234 com três itens: 100 caixas do produto A (item 1), 50 caixas do produto B (item 2) e 20 caixas do produto C (item 3). O cliente devolve 10 caixas do B, a R$ 80,00 cada, e 5 caixas do C, a R$ 120,00 cada. A devolução tem duas linhas, de R$ 800,00 e R$ 600,00, totalizando R$ 1.400,00. A linha do B precisa apontar para a chave da NF-e 1234 e para o item 2. A linha do C, para a mesma chave e para o item 3. O item 1 não entra, porque não foi devolvido. Se as duas linhas saírem sem referência, a nota é rejeitada, as 15 caixas ficam sem entrada regular no estoque e o crédito de R$ 1.400,00 do cliente fica em aberto até a nota ser corrigida e autorizada.

Repare que o número do item é a posição da linha na nota original, e não o código do produto. Se a nota de venda foi emitida com os itens em uma ordem e a devolução é montada em outra, o item 2 da devolução pode não ser o item 2 da venda. Esse é o erro mais fácil de cometer e o mais difícil de perceber, porque a nota pode ser autorizada com a referência errada.

O que a empresa precisa ajustar na rotina

Guardar a chave de acesso e a posição de cada item. A chave da nota de venda precisa ser recuperável a partir do pedido ou do cliente, sem depender de alguém procurar o XML por e-mail.
Vincular a devolução ao pedido ou à nota original no momento do registro. Quanto mais cedo a ligação é feita, menos chance de a referência ser digitada de memória.
Conferir a ordem dos itens. A posição do item na devolução só serve de referência se bater com a posição na nota original.
Registrar o motivo da devolução na chegada da mercadoria. Avaria, erro de separação e recusa têm tratamentos diferentes de CFOP e de crédito.
Revisar o CFOP da devolução. Ele precisa espelhar a operação original, e a escolha deve ser validada com o contador.
Dar entrada no estoque só depois da autorização da nota. Nota rejeitada não é documento fiscal válido, e a movimentação de estoque deve acompanhar o documento autorizado.
Testar em homologação. Emita devoluções de teste com um item, com vários itens e com itens fora de ordem antes de a regra entrar em produção.

Erros comuns ao referenciar devoluções

Referenciar só a nota inteira. É o formato antigo, e é o que gera a rejeição 321.
Digitar a chave à mão. A chave tem 44 dígitos, e um dígito trocado aponta para outra nota ou para nenhuma. Copiar a chave da nota original reduz o risco.
Usar o código do produto no lugar da posição do item. O campo pede a posição da linha na nota de venda.
Misturar notas de origem diferentes na mesma devolução sem conferir. Quando o cliente devolve mercadoria de duas vendas, cada linha precisa apontar para a sua própria nota.
Repetir o mesmo par de chave e item em duas linhas. Cada item da nota original é referenciado uma única vez.
Devolver para um destinatário diferente do emitente original. É o caso da rejeição 1194, quando a nota original é de saída.
Deixar a regularização para depois. A mercadoria já voltou, o cliente cobra o crédito e a equipe fiscal descobre o problema só na hora de emitir.

A regra de referência por item vale para a finalidade devolução. Outras finalidades, como a nota complementar, seguem com as suas próprias regras de referência. Se a empresa emite devoluções em operações diferentes, como devolução de venda, devolução de compra ou devolução de consignação, vale revisar cada fluxo com o contador e com o fornecedor do ERP.

Como o Yzidro ERP ajuda na devolução com referência por item

Referenciar item a item → na emissão da NF-e, a listagem de itens do Yzidro traz as colunas "Nº do Item na Nota Original" e "Chave de Acesso da Nota Original", e a chave informada é validada na hora.
Muitos itens para referenciar → em uma nota de devolução, ao incluir a nota original na aba "Documentos Referenciados", os itens que ainda não têm referência recebem a chave e o número do item pela posição que ocupam na nota, desde que sejam lançados na mesma ordem da nota original.
Item que ficou sem referência → ao finalizar uma nota de devolução, o Yzidro barra a finalização quando falta a referência em algum item e orienta como corrigir, antes de a nota ir para a SEFAZ.
Chave ou item digitados errados → é possível pesquisar notas autorizadas para preencher a chave e, em notas ligadas a um pedido de venda, corrigir a chave e o número do item diretamente na grade, enquanto a nota não estiver autorizada nem cancelada e o usuário tiver permissão de alteração. Os ajustes geram auditoria de acesso.
Formato do XML → as notas de devolução são geradas com as tags de chave de acesso e número do item dentro do grupo DFeReferenciado, sem a tag antiga de referência no cabeçalho.
Conferir o que foi emitido → a listagem de notas fiscais mostra os campos de referência por item de cada nota, o que facilita a conferência antes e depois da transmissão, e a tela de emissão tem uma aba dedicada aos dados da Reforma Tributária.

Perguntas frequentes sobre a NF-e de devolução

O que significa a rejeição 321 na NF-e de devolução?

Ela indica que a nota de devolução não possui documento fiscal referenciado por item. Para corrigir, cada item devolvido precisa informar a chave de acesso da nota original e o número do item nessa nota. Enquanto isso não for feito, a nota não é autorizada pela SEFAZ.

Na devolução parcial, preciso referenciar todos os itens da nota original?

Não. A referência é feita para cada item que está sendo devolvido, e só para eles. Se a venda tinha três itens e o cliente devolveu dois, a devolução referencia esses dois, cada um com a chave da nota original e a sua posição naquela nota.

Posso continuar usando a referência da nota inteira no cabeçalho?

Nas notas de devolução, não. A tag antiga de referência no cabeçalho deixa de ser aceita e dá lugar ao grupo DFeReferenciado, por item. Outras finalidades, como a nota complementar, seguem com as suas regras próprias de referência.

Qual é a data em que a nova regra passa a valer em produção?

A versão 1.52 da nota técnica indica 3 de novembro de 2026, e um aviso posterior do ENCAT aponta 16 de novembro. Como as datas já mudaram mais de uma vez, a recomendação é conferir no Portal Nacional da NF-e e testar em homologação antes da primeira devolução em produção.

Este conteúdo tem caráter informativo e usa números hipotéticos. As regras e as datas de entrada em produção da nota técnica da NF-e mudam com frequência e podem variar conforme a SEFAZ: confirme no Portal Nacional da NF-e e valide o tratamento fiscal das devoluções, incluindo o CFOP, com o seu contador antes de aplicá-lo.