Ficha técnica de produto: como estruturar na indústria

A ficha técnica de produto é o documento que diz, item por item, do que um produto é feito e em que quantidade. Quando ela está incompleta ou desatualizada, o erro se espalha: a compra de insumos sai errada, a ordem de produção consome o que não devia e o custo calculado não bate com o custo real. Veja o que a ficha precisa conter, como organizá-la em níveis, um exemplo com números e quando revisá-la.

Na indústria, quase toda decisão de rotina começa na ficha técnica, também chamada de estrutura de produto, composição ou lista de materiais. É ela que responde quanto de cada insumo entra em uma unidade, o que precisa ser comprado para atender um pedido, quanto vai custar produzir e o que será baixado do estoque quando a produção terminar.

O problema é que, em muitas fábricas, a ficha existe de três formas diferentes: na cabeça do encarregado, em uma planilha e no sistema. Cada uma conta uma versão ligeiramente distinta, e ninguém sabe qual está certa até o dia em que o estoque de um insumo zera antes do previsto ou a margem de um produto aparece menor do que no orçamento.

O que é a ficha técnica de produto

A ficha técnica é a receita do produto, escrita de forma que qualquer pessoa da empresa consiga ler da mesma maneira. Ela lista os componentes (matérias-primas, peças, embalagens), a quantidade de cada um por unidade produzida e, quando faz sentido, a sequência em que eles entram no processo.

Ela não é o mesmo que o roteiro de produção. A ficha diz o que entra no produto; o roteiro diz como e em que ordem o produto é feito, em quais máquinas e com quanto tempo. As duas informações se complementam, mas misturá-las num mesmo documento costuma dificultar a manutenção de ambas.

O que a ficha técnica precisa conter

Uma ficha útil não precisa ser longa, mas precisa ser completa para o que o processo realmente faz. Os campos que mais fazem diferença:

• Identificação do produto. Código, descrição e unidade de medida do produto acabado. A unidade importa: "por unidade", "por quilo" e "por lote de 100" geram quantidades diferentes para o mesmo insumo.
• Lista de componentes. Cada insumo, peça ou embalagem que entra no produto, com o mesmo código usado no cadastro e no estoque. Nome parecido em cadastros duplicados é uma das causas mais comuns de ficha errada.
• Quantidade por unidade. Quanto de cada componente entra em uma unidade do produto, na unidade de medida do insumo (quilo, metro, peça, litro).
• Perda ou rendimento esperado. A fração do insumo que não vira produto: aparas de corte, sobra de processo, evaporação, refugo. Sem ela, a quantidade da ficha é a quantidade teórica, e o consumo real sempre será maior.
• Versão e vigência. A data a partir da qual a composição vale e o motivo da mudança. Quando um insumo é trocado, a ficha antiga precisa deixar de valer, mas o histórico não pode se perder.
• Itens que são subconjuntos. Quando um componente é, ele próprio, produzido internamente, ele precisa ter a sua ficha, o que leva à organização em níveis, tratada a seguir.

Níveis da estrutura: do insumo ao produto acabado

Poucos produtos industriais são feitos em uma única etapa. Uma cadeira, por exemplo, leva um assento, uma base e um encosto, e cada um desses conjuntos é montado a partir de insumos mais simples. Por isso a ficha é organizada em níveis: o produto acabado fica no topo, os subconjuntos no meio e as matérias-primas na base.

Essa divisão tem uma vantagem prática: o subconjunto passa a ter vida própria. Ele pode ser produzido em lote, mantido em estoque, comprado de terceiro numa semana de pico ou usado em mais de um produto. Quando o assento muda, a alteração é feita uma vez, na ficha dele, e vale para todos os produtos que o usam.

Perda e rendimento: a diferença entre a ficha e a realidade

A causa mais comum de divergência entre o que a ficha prevê e o que a fábrica consome é a perda de processo. O tecido do assento é cortado de um rolo e sobram aparas. A espuma tem rebarba. Parte do insumo vira refugo quando a máquina é ajustada.

Se a ficha só traz a quantidade que vai no produto, o consumo previsto fica abaixo do real. No exemplo do tecido, 0,5 m por assento com perda de corte de 8% exige, na verdade, cerca de 0,54 m de tecido por unidade. Para um lote de 500 cadeiras, a diferença é de 250 m contra aproximadamente 272 m. Quem comprou só os 250 m terá o lote parado esperando 22 m de tecido.

Há duas formas de tratar a perda. A primeira é embuti-la na quantidade da ficha, que passa a ser a quantidade bruta (0,54 m). Funciona bem quando a perda é estável. A segunda é manter a quantidade líquida na ficha e registrar a perda de forma separada, o que permite acompanhar o índice ao longo do tempo e perceber quando ele piora. A escolha depende de como a empresa quer medir o desperdício, mas as duas são melhores do que ignorar o problema.

Para medir a perda real, compare periodicamente o que a ficha previa consumir em um lote com o que foi de fato baixado do estoque. Se a diferença é pequena e estável, a ficha está boa. Se oscila, há um problema de processo ou de cadastro que merece investigação.

Como a ficha técnica se conecta com o resto da operação

A ficha técnica só mostra seu valor quando está ligada a outras partes da empresa. Os quatro vínculos principais são estes:

• Planejamento de materiais. Com a ficha, um pedido de 500 cadeiras se traduz automaticamente na lista de insumos necessários. Comparando essa lista com o saldo em estoque, a empresa descobre o que falta comprar antes de iniciar a produção. É a base do planejamento e controle da produção.
• Ordem de produção. A ordem usa a ficha para definir o que será consumido. Quando a produção termina, o sistema baixa os insumos conforme a ficha e dá entrada no produto acabado.
• Custo do produto. O custo de material é o resultado direto da ficha multiplicada pelo preço dos insumos. Se o preço do aço sobe, o custo de todos os produtos que o usam muda, e a ficha é o que permite recalcular tudo de uma vez.
• Obrigações fiscais. Empresas industriais que apresentam o Bloco K do SPED Fiscal precisam informar produção e consumo de insumos, e uma estrutura de produto consistente facilita essa informação.

Quando revisar a ficha técnica

A ficha é um documento vivo. Os gatilhos mais comuns para revisão:

• Troca de insumo ou fornecedor. Um material equivalente pode ter densidade, espessura ou rendimento diferente.
• Mudança de processo ou de máquina. A perda de corte, o tempo de ajuste e o refugo mudam quando o equipamento muda.
• Alteração no projeto do produto. Qualquer mudança de design que mexa em materiais exige nova versão da ficha.
• Divergência recorrente de consumo. Se o estoque de um insumo zera antes do previsto toda vez que um produto é fabricado, a ficha está errada.
• Reajuste de preços de insumos. Não altera a ficha, mas exige recalcular o custo para reavaliar o preço de venda.

Erros comuns na estruturação da ficha técnica

• Manter a ficha só na planilha. Ela deixa de conversar com compras, estoque e produção, e cada setor passa a trabalhar com uma versão.
• Ignorar a perda. A ficha teórica sempre subestima o consumo, e o estoque do insumo acaba antes do esperado.
• Misturar unidades de medida. Cadastrar o insumo em quilo e a ficha em grama, sem conversão clara, gera erro de mil vezes na quantidade.
• Cadastros duplicados de insumo. Dois códigos para o mesmo material dividem o estoque e confundem a compra.
• Alterar a ficha sem registrar a data. Sem versão e vigência, não dá para explicar por que o custo de um lote antigo é diferente do atual.
• Deixar um subconjunto sem ficha própria. O custo e o consumo ficam escondidos dentro do produto final, e o subconjunto não pode ser planejado nem comprado separadamente.

Como o Yzidro ERP ajuda a manter a ficha técnica sob controle

Perguntas frequentes sobre ficha técnica de produto

Este conteúdo tem caráter informativo e usa números hipotéticos. As informações sobre obrigações acessórias, como o Bloco K do SPED Fiscal, são gerais: confirme com o seu contador as exigências aplicáveis à sua empresa antes de decidir.