Gestão de motoristas: o atraso começa antes do caminhão sair

Quando a entrega atrasa, a primeira pergunta costuma ser sobre o motorista. Na maioria das vezes, porém, o atraso começou antes de o caminhão sair: carga montada sem olhar a capacidade do veículo, pedido do primeiro cliente no fundo da carroceria, nota fora de ordem, rota decidida na hora. Veja o que é gestão de motoristas na prática, os seis controles do dia de entrega, os indicadores que valem a pena acompanhar e os cuidados com a jornada.

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Na distribuidora, no atacado e na indústria com frota própria, o motorista é a última pessoa da empresa que o cliente vê. Ele leva a mercadoria, a nota, às vezes o boleto, e volta com o canhoto, a devolução e, em alguns casos, o dinheiro. Se qualquer coisa estiver errada nessa cadeia, é na mão dele que o problema aparece.

O que é gestão de motoristas

Gestão de motoristas é organizar o trabalho de quem entrega para que a rota saia certa e volte conferida. Vai além do cadastro e da escala do RH: inclui a carga que o motorista recebe, a ordem em que as entregas acontecem, os documentos que ele leva, o que ele registra na rua e o que ele presta de conta na volta. Quem só olha o motorista quando a entrega atrasa está olhando para o fim de um processo que começou bem antes.

Onde o atraso nasce antes da saída

• Carga montada sem olhar a capacidade. O peso ou o volume passam do que o veículo comporta e parte dos pedidos fica para trás na última hora.
• Carregamento na ordem errada. O pedido da primeira entrega fica no fundo e o motorista precisa descarregar meio caminhão em cada parada.
• Documentos fora de ordem. Nota, boleto e canhoto misturados viram tempo perdido em cada cliente e risco de entregar o documento errado.
• Rota decidida pelo motorista. Sem sequência definida, cada um faz do seu jeito e não dá para comparar desempenho.
• Cadastro incompleto. Dados de motorista e veículo faltando atrasam a emissão dos documentos de transporte, como o MDF-e.
• Restrições do cliente desconhecidas. Horário de recebimento, agendamento e exigências de descarga que só o motorista antigo sabia.

Os seis controles do dia de entrega

O último controle é o mais esquecido. Sem conferência na volta, um canhoto perdido vira discussão com o cliente semanas depois, uma devolução fica parada no pátio fora do estoque e um valor recebido na entrega some entre a rua e o financeiro. A conferência do retorno precisa olhar duas coisas: o físico (canhotos e mercadoria que voltou) e o financeiro (o que foi recebido e em que forma).

Indicadores por motorista e por rota

• Entregas no prazo: pedidos entregues na data combinada sobre o total. É o indicador que o cliente sente.
• Ocupação do veículo: peso e volume carregados sobre a capacidade. Caminhão saindo com metade da carga custa quase o mesmo que saindo cheio.
• Entregas por rota e por dia: mostram se a divisão de rotas está equilibrada.
• Ocorrências por motivo: cliente fechado, recusa, avaria, endereço errado, falta de mercadoria. O motivo diz se o problema é do motorista, do depósito ou do comercial.
• Custo por entrega: combustível, manutenção, pedágio, multas e horas do motorista divididos pelo número de entregas.
• Canhotos pendentes: entregas sem comprovante devolvido, que viram risco na cobrança.

Como organizar a rotina, passo a passo

1. Complete o cadastro. Motorista, documentos, habilitação e veículo com os dados exigidos pelos documentos de transporte. Cadastro incompleto vira rejeição na hora da saída.
2. Monte a carga pela capacidade. Some peso e volume dos pedidos antes de fechar a carga, e não depois de carregar.
3. Defina a sequência antes da saída. Manualmente, com quem conhece a região, ou com uma ferramenta de roteirização. O importante é a ordem existir e ser seguida.
4. Carregue e entregue os documentos na ordem da rota. O último cliente entra primeiro no caminhão; a primeira nota fica em cima da pilha.
5. Registre ocorrências na hora. Com motivo padronizado, e não num papel que volta amassado no fim do dia.
6. Feche o dia com a conferência do retorno. Canhotos, devoluções e valores, comparados com o que saiu.
7. Revise os indicadores toda semana. Com os motoristas, olhando ocorrências e rotas, e não só para cobrar atraso.

Muitos desses pontos se repetem no momento da expedição. O post sobre o que conferir antes de o caminhão sair detalha essa etapa.

Como o Yzidro ERP ajuda na gestão de motoristas e entregas

Perguntas frequentes sobre gestão de motoristas

Este conteúdo tem caráter informativo. As regras de jornada, pausas e descanso do motorista profissional estão na Lei 13.103/2015 e foram parcialmente alteradas por decisão do STF. Confirme as regras em vigor com o seu jurídico ou contador antes de definir escalas.