Armazenar um grande volume de documentos têm se tornado cada vez mais inviável, é preciso muita organização para que estes arquivos não se percam ou acabem estragando em salas de armazenamento. Para ajudar neste problema, foram desenvolvidos software de gestão eletrônica de documentos.
A gestão de documentos permite a fluidez aos processos internos da empresa e garante que as informações sejam mantidas de forma adequada.
Essa organização, precisa ser padronizada pois ao lidar com um alto número de operações diariamente, são gerados documentos, papéis, informações e notas que precisam ser apresentadas a organizações governamentais para manter a legalidade do seu negócio.
Dessa forma, o auxílio de um software de gestão facilitaria o acesso aos arquivos de sua empresa, aumentaria a produtividade dos seus colaboradores, além de melhorar as questões financeiras e de espaço da sua empresa.
Ainda não ficou convencido sobre o uso do GED? Separamos algumas vantagens que a utilização do software de gestão trará ao seu negócio.
Diminuição de Custos com o Software de Gestão Eletrônica de Documentos
Reduzir os custos é a meta contínua de qualquer empresa. Ao escolher um armazenamento eletrônico, evita-se os gastos com impressões ou arquivos que não são mais necessários. Estes documentos serão armazenados digitalmente e impressos somente perante alguma necessidade. Além de promover iniciativas sustentáveis no espaço de trabalho devido ao menor descarte de resíduos.
Economia de Espaço
Ao optar por um software de gestão, todos os arquivos que a empresa armazena em ambientes de relatórios serão dispensáveis. De maneira que, o espaço de trabalho pode ser reduzido, abandonando a necessidade de alugar lugares com grande quantidade de salas ou self storages.
Segurança de Dados
Através do GED é possível controlar o acesso de pessoas não autorizadas nos arquivos da empresa. Ao criar diferentes perfis, com login e senha, é possível restringir o acesso para cada funcionário, evitando que diferentes informações sejam compartilhadas entre diversos setores.
Assim como, evita o vazamento de dados ou a perda de documentos que podem ser facilmente amassados ou rasgados.
Segmentação de Registros no Software de Gestão Eletrônica de Documentos
O uso do GED facilita a organização dos arquivos e informações disponíveis no sistema da empresa. Dessa forma, ao ser necessário procurar um documento pelo campo de busca ou utilizando de palavras-chaves, será mais fácil e rápido localizá-los.
Lembrando que, para esta função ser eficiente é necessário que seja desenvolvido um padrão de arquivamento de preferência da companhia.
Compartilhamento entre colaboradores, Produtividade e Acesso Remoto para todos
Ao digitalizar os documentos é possível que estes fiquem acessíveis a todos os colaboradores da empresa. Além de, quem tiver interesse pode acompanhar os processos digitalmente.
Assim como, pelos documentos estarem salvos eletronicamente é possível que sejam acessados remotamente. Permitindo maior liberdade e praticidade aos funcionários, que não precisarão se deslocar até o escritório ou depósito apenas para encontrar algum documento.
E também, o uso do software de gestão eletrônica de documentos remoto agiliza o processo de procura de arquivos, aumentando a produtividade da equipe.
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