A requisição de material tem como objetivo efetuar pedidos de materiais ou serviços que precisam ser obtidos. Dessa maneira, esse documento auxilia a empresa a deixar suas solicitações registradas e organizadas.
No momento em que algo precisa ser adquirido, o setor encarregado é notificado e dá início a formalização do documento que irá se tornar um pedido futuramente. Para isso, é importante a padronização das solicitações, de forma que, irá evitar que ocorram falhas durante o processo. Além de, melhorar a qualidade do trabalho para todos os colaboradores.
Assim, guardar todas as solicitações auxilia os gestores a ter uma visão ampla sobre as necessidades do setor e facilita o planejamento e compra de insumos ou outros materiais que são essenciais para o funcionamento da área e empresa.
Como fazer?
A requisição de materiais pode ser realizada de diferentes maneiras, no entanto, é essencial que a empresa mantenha uma padronização dos pedidos para garantir que todo o processo seja mais fácil e assertivo.
Primeiramente, a companhia precisa saber quais são os diferentes tipos de requisição que possui, para isso, é preciso anotar quais são as necessidades e as tarefas desempenhadas. Por exemplo, requisições para consumo administrativo ou mercadorias de estoque.
Em seguida, a solicitação precisa ser realizada pelo responsável designado pela empresa. Esse colaborador pode variar entre setores ou sendo apenas uma pessoa, uma vez que, cada negócio possui sua política e organização administrativa. Assim, sua função será listar os insumos precisos e repassar para o setor de compras.
Ao chegar no setor de compras a solicitação, existem algumas etapas que irão se proceder:
1. Avaliação
Neste momento, serão analisados todos os documentos requisitados para determinar quais são prioridades e precisam ser providenciados antes dos demais.
2. Estimativas
Nesta etapa, o setor inicia diferentes pesquisas por fornecedores, listando diferentes informações de cada um para garantir que a empresa compre os materiais da opção mais vantajosa.
Na lista não são apenas considerados os valores dos insumos, mas também os valores e prazos de entrega e as possibilidades de pagamento para a companhia.
3. Supervisão
Por último, temos a supervisão de todo o processo de chegada e a verificação de todos os equipamentos, utensílios ou instrumentos que foram adquiridos. Dessa forma, é possível certificar-se que todos os materiais que foram requisitados estão entregues e em condições de uso.
Informações necessárias para a Requisição de Materiais
Como já comentado anteriormente, é importante que a empresa tenha uma padronização do seu documento de requisição, visto que, isso irá agilizar e facilitar todo o trabalho do setor de compras. Uma requisição deve conter as subsequentes informações:
- a natureza do material solicitado;
- a quantia e a categoria necessária;
- possibilidade de entrega;
- indicativo se é uma aquisição de: rotina, emergência ou inicial;
Para assegurar todo o processo de requisição de materiais, é imprescindível que a companhia tenha um sistema de software completo para uma gestão eficiente. Para isso, a Domtec Sistemas pode te auxiliar! Acesse o site e veja nossas soluções ou entre em contato com nossos consultores para tirar suas dúvidas!
