Para garantir que a empresa sempre tenha o estoque suficiente para atender a sua demanda, é preciso implementar uma gestão de pedido de compra eficiente. Afinal, esse é um processo complexo que pode tomar um tempo significativo do colaborador responsável por essa disciplina.
Tenha em mente que as compras de produtos perecíveis e não-perecíveis possuem características únicas. Por vezes, até mesmo contam com exigências logísticas próprias que impactam os seus custos. De modo que é necessário prever todas essas variáveis para garantir os resultados do negócio.
Assim, criamos este conteúdo exclusivo para que você compreenda como fazer gestão de pedidos de compra na sua loja de materiais de construção. Confira!
Gestão de Pedido de Compra: Comece pelos seus produtos
Em primeiro lugar, antes de se pensar em fazer um pedido de compra, é necessário listar todos os produtos que a sua empresa precisa para atender os clientes. Afinal, sem isso, não há como escolher fornecedores e nem como controlar o estoque de maneira objetiva.
Portanto, comece abrindo o seu catálogo e explorando cada um dos seus produtos ou serviços. Compreenda o que é necessário e coloque no papel, em uma planilha ou em um sistema. Esse é um rascunho para o próximo passo.
Defina os possíveis fornecedores
Agora que você já sabe o que precisa, é hora de descobrir quem irá ajudá-lo. Investigue todos os fornecedores que atendem a sua região, e compreenda o que cada um pode entregar para a sua loja de materiais de construção.
Isso significa analisar a qualidade dos produtos, preços, prazos de entrega e prazos de pagamento.
Então, insira toda essa pesquisa no seu sistema e faça o cadastro junto a essas empresas.
Dica bônus: Sempre tenha pelo menos três fornecedores para o mesmo produto. Afinal, se o principal não conseguir entregar, você terá pelo menos duas cartas na manga!
Utilize um sistema de gestão
A hora de fazer as compras costuma gerar muita dor de cabeça para grande parte dos gestores.
É preciso comparar preços, identificar o histórico para entender se a mercadoria está variando com o tempo, além de outros critérios.
Portanto, é fundamental contar com um sistema ERP que o ajude a ter todos esses dados em uma interface simples e intuitiva.
As planilhas e papéis são ótimos para rascunho, mas quando falamos em gestão de pedido de compra em um nível profissional, um bom sistema é indispensável.
Crie políticas de gestão de pedido de compra
A criação de políticas de gestão de pedido de compra é um passo essencial para garantir que os seus esforços tenham resultados.
Isso significa criar regras que todos os colaboradores devem seguir de modo a garantir a conformidade dos pedidos. Um exemplo básico é elaborar um template padrão onde o colaborador irá incluir o item e quantidade necessária. Um segundo template que espelha esses dados, e adiciona as cotações dos fornecedores, e assim por diante.
Se não, cada colaborador acabará anotando como acha melhor, e esse é um risco principalmente quando não é o próprio empreendedor que fará as compras no final da linha.
