A gestão de compras nada mais é que a responsável pelo processo de compras de um empreendimento. Esta área da empresa tem o dever de definir estratagemas para tornar possível a compra de insumos de produção, mercadorias, materiais, entre outros, a depender do tipo de negócio de que se fala, a área de compras está presente na maioria dos gêneros negociais.
A equipe de compras é a que fica responsável pelas negociações com os fornecedores de uma empresa, tendo a função de tentar ao máximo reduzir os custos mantendo a qualidade dos produtos que compram para a companhia através de negociações.
Quais devem ser as responsabilidades da gestão de compras?
A equipe de gestão de compras deve ser capaz de realizar o planejamento das aquisições da empresa, devendo determinar quais as especificidades do que se deseja adquirir, detalhando a quantidade de que se necessita, bem como a qualidade do produto, além do tempo que se pode esperar por ele e onde deve ocorrer a entrega.
É preciso que a equipe saiba identificar e selecionar os fornecedores que forem mais adequados para cada espécie de produto necessário para a empresa ou serviço. Os compradores devem realizar negociações com esses fornecedores sobre as condições do negócio que será fechado e seus termos principais, para só então emitir os pedidos, registrar em sistema as negociações e cotações dos materiais que foram comprados.
Tendo esta etapa sendo encerrada, os compradores devem organizar os produtos adquiridos de forma a encaminhá-los para suprir as necessidades da empresa. Após isto, a equipe também realiza um checklist de recebimento e deve preencher o relatório de uso do empreendimento.
Por fim, o ciclo do serviço de compras começa de novo quando os compradores começam a calcular também as despesas com estocagem, além das depreciações dos produtos que foram comprados para que consigam manter um fluxo de mercadorias e suprimentos para a produção da empresa sem que haja intervalos ou defasagens.
Quais práticas são essenciais para um bom desenvolvimento da equipe de gestão de compras?
Para exercer uma boa gestão de compras é necessário que a área saiba equilibrar as necessidades internas das empresas, bem como as dos clientes e fornecedores – além disso, calcular custos, qualidade e realizar provisões de forma eficiente. O ideal é que as empresas possuam um auxílio tecnológico, tal como um software direcionado, que as ajude neste processo.
Abaixo selecionamos algumas boas práticas da equipe de compras que pode ajudar a sua empresa.
– O alinhamento da equipe de compras com a demanda do consumidor final: é importante que a equipe de compras não faça pedidos exagerados e trabalhe com números reais, de forma que este alinhamento é essencial para o funcionamento da área.
– Comparação de preços: a organização no momento da cotação de preços é parte essencial do processo de compras, portanto é preciso que a empresa possua diretrizes definidas para os processos de cotação.
– Mantenha boas relações com os fornecedores: é importante sempre poder contar com os fornecedores do empreendimento.
– Soluções tecnológicas para monitoramento de estoque: tente encontrar softwares que ajudem a realizar provisões mais precisas e organizar bem o estoque para otimizar o funcionamento da área de compras.
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