O gerenciamento eletrônico de documentos (GED) tem o objetivo de aprimorar as demandas referentes à organização de documentos importantes para uma empresa. Esse processo vem como uma maneira de substituir o trabalho manual e garante que nenhuma informação se perca durante a tarefa.
Além de obter uma redução de gastos com a organização manual, a empresa que aposta do GED tem alguns outros benefícios que transformam a produtividade da organização para melhor.
Saiba agora as vantagens do gerenciamento eletrônico de documentos
GED: quais as vantagens do gerenciamento eletrônico de documentos
Toda empresa que se preze hoje em dia está buscando se atualizar com o digital, essa mudança de comportamento é importante para que esse empreendimento consiga se manter no mercado competitivo, para isso processos automatizados precisam ser adquiridos, como o GED.
Um deles é o gerenciamento eletrônico de documentos, ou GED, por meio desse software integrado, gestores conseguem ter acesso rápido a qualquer tipo de arquivo que a empresa utilize em suas demandas, além de contar com um armazenamento seguro e livre do roubo de dados.
O GED é indicado para todo tipo de empresa, independentemente do seu porte, porém, se faz ainda mais necessários em grandes corporações que precisam lidar diariamente com infinitas transações e contratos.
Entre as vantagens do gerenciamento eletrônico de documentos se destacam:
Produtividade
Processos manuais geralmente tomam bastante tempo da rotina do colaborador e, às vezes, a demanda não pode esperar para ser realizada, atrapalhando a produtividade em tarefas que seriam mais importantes no momento. Algo que poderia ser evitado com o GED.
Sendo assim, com o uso do GED, esse profissional consegue acessar documentos inativos com muito mais rapidez, compartilhando as informações com quem requisitou o acesso. Essa busca pode se dar por meio de um simples clique no software ou em uma pesquisa por palavras-chave.
Com a economia do tempo, graças ao GED, esse colaborador consegue focar em outras frentes de trabalho que estimulem suas habilidades.
Redução de espaço do armazenamento
O arquivo físico de uma empresa pode se tornar um grande problema com o passar dos anos, além de ser uma sala a mais para rotina de limpeza, a organização também precisa destinar profissionais para cuidar somente dessa manutenção, gerando gastos financeiros que podem ser evitados.
Com o GED, além da economia de espaço e financeira, a empresa tem a garantia de que os documentos estarão sempre em bom estado de conservação e em organizados para consulta.
Mobilidade de acesso
Com um sistema integrado funcionando na nuvem, gestores tem a liberdade de acessar as informações desses documentos (GED) em qualquer lugar que tenha acesso à internet, fazendo com que não seja mais necessário carregarem pastas para reuniões ou demorarem a responder um pedido de um cliente.
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