Nenhuma empresa opera sem insumos. Sejam matérias-primas, produtos manufaturados para vender ou qualquer outro, sempre existe um processo de compra que faz parte da rotina operacional. Um dos grandes desafios, e uma das maiores oportunidades do mercado atual, é ter um processo de pedido de compra ideal, de modo a reduzir os custos e trazer mais produtividade para a empresa. Confira então, como fazer o pedido de compra da melhor maneira!
Por que é importante ter um bom processo de pedido de compra?
Com dito acima, o pedido de compra é essencial para que a empresa tenha os insumos necessários para realizar o seu trabalho. Isso significa que, qualquer problema neste processo, pode gerar atrasos em todas as outras atividades internas, resultando em uma grande perda de tempo e, pior ainda, de dinheiro.
É por isso que é tão importante garantir o processo de pedido de compra, que nada mais é que a formalização da relação entre o comprador e o vendedor, com todas as informações necessárias sobre o pedido, como o produto, a quantidade, o prazo e os valores envolvidos.
Mas como ser eficiente no processo de compras?
Analisando os fornecedores
O primeiro passo para o pedido de compra eficiente começa antes mesmo de qualquer aquisição. A análise de fornecedores é o passo primordial e quanto mais você tiver à disposição, melhor. Assim, você tem mais opções.
Por outro lado, também é importante procurar uma relação mais próxima com os fornecedores. Afinal, qualquer relação profissional se resume a uma relação entre pessoas.
Encontrando o melhor preço
Ao saber melhor de quem você pode comprar, fica mais fácil determinar o quanto você irá precisar pagar. A cotação é enviada a todos os fornecedores, com todos os dados do pedido de compra, como descrito acima. Cada um deles, então, irá responder o valor cobrado total. Neste caso, é importante fazer uma análise mais ampla.
É evidente que em qualquer pedido de compra, o primeiro item a se observar é o preço. Os compradores sempre querem economizar. Mas esse não é o único. A qualidade dos materiais, o prazo e o relacionamento com o fornecedor também são fatores importantes e devem ser considerados no momento da compra.
E quando for negociar, também não se prenda apenas no preço. Procure alternativas interessantes para ambos os lados e encontre moedas de troca que podem ser valiosas para o fornecedor.
Uma vez que a proposta seja escolhida, é preciso, é claro, contar com a aprovação do responsável do setor.
Faça o acompanhamento do pedido de compra
Uma vez que você faça o pedido de compra com todas as condições que você espera, o trabalho não acaba. É preciso fazer o acompanhamento do mesmo, para garantir que tudo esteja ocorrendo como planejado e que não ocorra nenhuma falha no percurso.
Contudo, é importante entender que nada é perfeito e os problemas acontecem. E quando eles acontecerem, é uma ótima forma de avaliar o fornecedor. Como ele resolve o seu problema? Se a situação foi resolvida rapidamente e sem dor de cabeça, esse fornecedor se mostra muito confiável.
Contando com a ajuda de um sistema de gestão
Ficou claro que este processo de pedido de compra não é tão simples. É uma quantidade muito grande de informação que precisa ser analisada e enviada em uma velocidade alta. Por isso, o sistema de gestão é essencial. Em relação ao pedido de compra ele pode:
- Automatizar tarefas;
- Armazenar e centralizar informações;
- Reduzir os custos operacionais;
- Ter uma rapidez maior em todo o processo.
Isso sem falar nas vantagens para as demais atividades da empresa.
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