Oficina mecânica: como um software pode te ajudar na gestão

Para que você entenda melhor a respeito desse tema, preparamos este artigo em que abordaremos os principais pontos de como um software pode ajudar na gestão da sua oficina mecânica.

Ter confiança nas informações e agilidade no atendimento são apenas algumas das necessidades de toda empresa, de modo a criar um ambiente de diferenciação e conquista de vantagens competitivas.

Isso não poderia ser diferente nas empresas de reparação veicular, pois o setor de oficina mecânica apresenta algumas peculiaridades que necessitam de um controle mais acurado e interpretação de informações que proporcionem maior comodidade aos clientes, bem como traga benefícios ao empreendimento.

Gestão dos processos para oficina mecânica

É muito comum no dia a dia de uma oficina mecânica, que os gestores e o time operacional tenham a sensação de que trabalharam muito, porém, produziram poucos resultados agregadores. Isso é um forte indício de que os processos adotados não são efetivos — um fator que pode gerar muito retrabalho e aumento da demanda de tempo em cada atividade.

No entanto, ao adotar um software de gestão será possível analisar cada processo da sua oficina mecânica, aferindo e analisando os dados de tempo e recursos gastos, para que assim, seja possível identificar os pontos de melhorias. A partir dessas análises os gestores devem estudar e implantar a reestruturação dos processos com foco em otimização.

Acompanhamento do desempenho da sua equipe

Assim como os processos, o desempenho da sua equipe deve ser monitorado e analisado constantemente. Mas, para que isso aconteça é preciso que a sua oficina mecânica conte com um bom software de gestão, de modo que, essa ferramenta vai registrar todas as informações dos atendimentos realizados (cliente, data de entrada do veículo, data de saída, serviços realizados, quem foi o mecânico que realizou os serviços, tempo gasto na manutenção preventiva e/ou corretiva, etc.).

Assim, a partir dessas informações será possível analisar o desempenho geral da sua equipe ou de cada colaborador, entendendo o fluxo de trabalho e identificando os pontos de melhorias.

Controle de estoque

Existe oficina mecânica que trabalha com estoque próprio com o objetivo de acelerar as suas atividades e diminuir o tempo de espera pela compra, transporte e disponibilização das peças que necessita no decorrer dos reparos dos veículos dos seus clientes.

Além disso, é comum que uma oficina mecânica adote também a abordagem de comercialização de peças e acessórios, pois, os clientes terão um atendimento completo de todas as suas necessidades e demandas de consumo.

Mas lembre-se de que não é possível gerenciar um estoque de forma manual e ao mesmo tempo efetiva, pois, isso pode gerar erros e atrasos na atualização das informações relacionadas ao quantitativo, preço de compra e níveis de ressuprimento.

Nesse contexto, um software específico para esse segmento exerce função fundamental para a gestão da sua oficina mecânica, pois, vai controlar todas as movimentações do estoque, os preços médios de aquisição, bem como gerencia os níveis e o momento adequado para ressuprimento.

Vale ressaltar que o controle efetivo do estoque vai além da gestão interna, pois, anualmente a empresa precisa prestar contas das suas movimentações aos órgãos fiscalizadores com o devido registro contábil em conformidade com as normas estabelecidas pela legislação.

Gestão financeira da oficina mecânica

Os recursos financeiros são um dos principais pilares de todo empreendimento, pois, financia a aquisição e contratação de todos os demais recursos necessários para a execução das atividades do empreendimento.

Essa também é a realidade de uma oficina mecânica, por isso, é essencial a adoção de um bom software que ofereça bons recursos de gestão financeira, como os módulos de contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa e faturamento. A partir das informações em cada um desses módulos será possível identificar a Necessidade de Capital de Giro — NCG, o Prazo Médio de Recebimento — PMR, o Prazo Médio de Pagamento — PMP e outros indicadores de grande relevância para a gestão efetiva e com foco no crescimento da sua oficina mecânica.

Como você pode perceber, um bom software exerce função fundamental no apoio à gestão da sua oficina mecânica, disponibilizando ferramentas e informações essenciais para a tomada de decisão e implantação do processo de melhoria contínua.

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